مدیران فناوری اطلاعات و شناخت مشتری

م
“معدود مشتریانی هم که محصولات ما را خریداری می کنند، آنها را با عصبانیت به شرکت بر می گردانند”
Scott Adams

دیدگاه بدبینانه، اما هوشمندانه اسکات آدامز را شرکت گارتنر نیز تایید می کند. به گفته آنها یکی از مشکلات اصلی، این است که مدیری که با مشتری سروکار دارد دانش کافی در مورد بخش کسب و کار، نیازها و فرآیندهای آن ندارد. در همه جای جهان مدیران فناوری اطلاعات با کسانی کار می کنند که فناوری اطلاعات را انتخاب کرده اند تا در زمینه های مربوط به آن انتقاد کنند. این فرصت را به خود بدهید. سعی کنید “مشتریان” خود را حتی بهتر از خودشان بشناسید که البته احتمال آن بسیار ضعیف است.

چگونه باید این کار را انجام داد؟

از جمله کارهایی که باید انجام دهید، شناسایی موارد زیر است:
  • مدل کسب و کار سازمان از جمله شناسایی مشتریان، بازارها و تاریخچه مالی آن.
  • فرآیندهای کلیدی کسب و کار و مخصوصا فرآیندهایی که وابسته به فناوری هستند یا در آینده وابسته خواهند شد.
  • سابقه، مهارتها و صلاحیت های افراد کلیدی در کسب و کار.
  • ساختار سازمانی و معیار زیربنایی این ساختار.
  • فناوریهای مورد استفاده کسب و کار از جمله فناوریهای مورد استفاده در واحدهای تولید و پشتیبانی و نیز شناسایی تجهیزاتی که خارج از محدوه فناوری اطلاعات قرار می گیرند.

احتمالا در مصاحبه های شغلی تا حدودی با این مسائل آشنا شده اید. گذشته از این یک شخص محتاط، پرونده های غیر محرمانه سازمان را نیز بررسی می کند. افراد کارکشته به پیشنهاد Peter Hind نیز عمل می کنند. وی در مقاله خود با عنوان “یافتن یک شغل مناسب” که بعدا به آن خواهم پرداخت، پیشنهاد می کند که از نظرات مدیر قبلی سازمان در مورد کسب و کار سازماندهی، فناوری، فرآیندها و افراد جویا شوید.

اگر سازمان خود را به خوبی نشناسید، ممکن است در بعضی از موارد زیر یا همه آنا با مشکل مواجه شوید:
  • اشتباهات جدی در داوری و قضاوت مثلاً:
    • تایید یا پشتیبانی از سرمایه گذاریهای غلط در زمینه فناروی اطلاعات
    • شکست در استقرار مناسب افراد و منابع برای پشتیبانی از بخشهای مناسب کسب و کاری
    • سرمایه گذاری های بی مورد یا سرمایه گذاری هایی که خارج از توان مالی یا گنجایش فرهنگی سازمان هستند
  • درک نادرست از لایه های مدیریت سازمان که در نتیجه، نسبت به نیازهای بعضی از افراد سازمان بیش از حد واکنش نشان می دهید و در مقابل به نظرات افراد کلیدی توجهی نمی کنید.
  • درک نادرست از ساختار سازمانی که در نتیجه ممکن است به افراد قولهایی بدهید که نتوانید به آن عمل کنید. این یکی از دامهای معمول بر سر راه افراد تازه کار است.
مزایای شناخت کسب و کار کاملا آشکار است. چندین مورد از این مزایا نقطه مقابل موارد بالا می باشند:
  • اطلاع درست از محصولات و بازارهای تجاری به شما امکان ارزیابی زمینه های مناسب سرمایه گذاری فناوری اطلاعات را می دهد. از این طریق، می توانید مشخص کنید که آیا بودجه موجود در سازمان در زمینه هایی با سودآوری بالا سرمایه گذاری شده یا اینکه به درستی سرمایه گذاری نشده است.
  • مزیت دیگر درک و ترجیحا مستند سازی فرآیندهای کسب و کاری این است که می توانید از سرمایه گذاری در فرآیندهای بی حاصل جلوگیری کنید.
  • اطلاع از نوع سازماندهی شما را از رفتارهای فرهنگی، ریسک پذیری و ماهیت مسیرهای مدیریت رسمی و غیر رسمی سازمان آگاه می کند و به این ترتیب، می توانید زیر مجموعه های سازمان را تعیین کرده و کسب و کارهایی را که قبلا از وجود آنها آگاه نبوده اید شناسایی کنید.
  • شناخت انواع فناوری های موجود در کسب و کار و اینکه چه کسی مسئولیت آن را بر عهده دارد به شما این امکان را می دهد که بتوانید سیستم های احتمالی و زیر ساخت خارج از حوزه فناوری اطلاعات را تشخیص دهید. در بعضی سازمانها مخصوصا آنهایی که مبنای مهندسی دارند تعدادی واحد شبیه واحد فناوری اطلاعات وجود دارد که رقیب واحد فناوری اطلاعات مرکزی هستند.

اگر کسب و کار را نشناسید ارائه موثر خدمات امکانپذیر نخواهد بود. متاسفانه مدیران فناوری اطلاعات برای درک جنبه های حیاتی کسب و کار، اقدام مشهودی به عمل نمی آورند و تازه انتظار دارند که به صورت حسی به کار خود ادامه دهند و در نقش خود باقی بمانند. مدیران فناوری اطلاعات باید کل کسب و کار را به خوبی بشناسند. از لحظه ای که درخواست این سمت (مدیریت فناوری اطلاعات ) را می کنید سعی کنید بر دانش خود در زمینه کسب و کار و نقش فناوری اطلاعات در آن بیفزایید. اگر قبلا در این سازمان نبوده اید باید این کار را قبل از متصوب شدن به این سمت انجام دهید. یک راه برای انجام این کار مراجعه به اطلاعات سازمان است که به صورت گزارش سالانه بروشور، پرونده های غیر محرمانه و سایر پرونده هایی که در واحدهای ثبت شرکتها موجود می باشد.

یک منبع غنی دیگر برای کسب اطلاعات، کارمندان و تامین کنندگان قبلی هستد. از آنها در مورد سازمانی که می خواهید به آن بپیوندید سوال کنید. از این طریق می توانید اطلاعات زیادی کسب کنید، اما مسلما همه این اطلاعات مطابق انتشارات شما نیست.

از مدیر فناوری اطلاعات که از درون یک سازمان انتخاب می شود انتظار می رود که از کلیه اطلاعات مربوط به کسب و کار مطلع باشد، متاسفانه بسیاری از واحدهای فناوری اطلاعات جدا از سازمانهای خود عمل می کنند و فرهنگ درون گرای آنها برخلاف فرهنگ سازی درست مدیریتی است. بنابراین، این اشتباه است که فکر کنید با چند سال کار کردن در یک سازمان، آن را به خوبی می شناسید.

موجودیت سازمان (Corporate Entity)

تا جایی که می توانید در مورد کسب و کار سازمان خود تحقیق کنید و نتایج حاصله را مستند کنید. پس از این تحقیق باید بتوانید به سوالات زیر با اطمینان کامل پاسخ دهید:
  • این سازمان، در هر بخش چه تعداد کارمند دارد؟ آیا این رقم در ۵ سال گذشته، تغییرات زیادی داشته است؟
  • سازمان چه محصولات و خدماتی ارائه می کند؟
  • کدامیک از این محصولات یا خدمات سودآورتر هستند و کدامیک، سود کمتری نصیب سازمان می کنند؟ آیا در میزان سودآوری محصولات یا خدمات تغییری به وجود آمده است؟
  • تصویر کلی، رسالت، ارزشها و اهداف سازمان کدامند؟

فرآیندهای کسب و کاری

بهترین راه پی بردن به اینکه کسب و کار سازمان چیست؟ پاسخ: مستندسازی فرآیندهای کسب و کاری آن است. کارمندان شما می توانند این کار را برایتان انجام دهند و نتیجه کار را به شما تحویل دهند. با این کار دیدگا ارزشمندی نسبت به کیفیت و درستی کاری که در سازمان انجام می شود و نیز کیفیت کاربرد فناوری به دست می آورید و این دیدگاه به شما کمک می کند که پروژه های کوتاه مدت با سودآوری بالا را شناسایی کنید.

مطمئن شوید که پاسخ سوالات زیر را به خوبی می دانید:
  • فرآیندهای کلیدی کسب و کار سازمان کدامند؟
  • عوامل آغازگر و متوقف کننده این فرآیندها کدامند؟
  • گامهای کلیدی هر یک از این فرآیندها کدامند؟
  • برای انجام هر فرآیند، چه مهارتها و صلاحیت هایی مورد نیاز است؟
  • هر فرآیند مربوط به کدام بخش از سازمان است؟

شما بعنوان یک مدیر فناوری اطلاعات باید اصرار کنید که این فرآیندها به صورت تفصیلی و با جزئیات مستند شوند، تا بتوانید در زمان لازم، از این اطلاعات استفاده کنید. تیم شما نیز باید این فرآیندها را بشناسد، چون این فرآیندها، کلید درک کسب و کار سازمان و تضمین کننده استقرار صحیح منابع فناوری اطلاعات هستند. این فرآیندها همچنین منبع مفیدی برای تعیین فرصتهای سرمایه گذاری سودآور و پیشرفت بلندمدت کسب و کار هستند.

سازماندهی

استفاده از چارت سازمانی در شناخت اهمیت افراد و ساختار واقعی قدرت در کسب و کار، می تواند بسیار گمراه کننده باشد. چون اولاً این چارتها مرتبا قدیمی می شوند و باید به روز شوند، ثانیاً این چارتها بیانگر یک ساختار رسمی هستند که در عمل واقعیت ندارد. چارتهای سازمانی اغلب به سطح معمول اختیار و مسئولیت اشاره می کنند که در واقع، کارآیی ندارند. نام مشاوران، کارمندان موقت و شرکتهای وابسته در این چارتها گنجانده نشده است. از جمله سوالاتی که باید به دنبال پاسخ آن باشید، عبارتند از:

  • آیا در چارت سازمانی، نامی از مشاوران و کارمندان موقت آمده است؟
  • کدامیک از کارمندان سازمان، عضو کمیته اجرایی هستند؟
  • توانایی های تخصصی کارمندان کلیدی سازمان در چه حد است؟
  • اعضایی از سازمان که حوزه اختیارات وسیعی دارند، کدامند و تا چه حد در اداره سازمان دخالت دارند؟
  • میزان گردش (جایگزینی) کارمندان در چه حد است و آیا این مقدار با سازمان هایی که در همین صنعت فعالیت دارند، قابل مقایسه است؟
  • فرهنگ حاکم بر سازمان چیست؟
  • فرهنگ سازمان در زمینه های مربوط به فناوری اطلاعات چگونه است؟
  • کدامیک از کارمندان کلیدی، دانش فناوری اطلاعات دارند؟

شخصیت ها

ممکن است در طی بررسی تاریخچه سازمان، به اطلاعاتی که گفته شد دست یابید، اما اطلاعات زیر را نیز باید به دست آورید:
  • معدود افراد کلیدی که در خارج از واحد فناوری اطلاعات با آنها کار می کنید و نوع شخصیت، علائق، تجارب قبلی در زمینه فناوری اطلاعات ، پروژه های مورد علاقه و پروژه هایی که مورد علاقه آنها نیست.
  • سعی نکنید که موارد فوق الذکر را از طریق تجربه و گذشت زمان بدست بیاورید. زیرا در مواردی کسب چنین تجاربی، بسیار گران تمام می شود. پس بهتر است از اول، به طرح سوالاتی در این زمینه بپردازید.
شناخت افراد مهم، ضروری است. در این مورد به دیدگاه دیگران اعتماد نکنید و خودتان اطلاعات مورد نیاز را کسب کنید.

درباره نویسنده

محمدمهدی لطفی نژاد

ارسال دیدگاه

نوشته‌های تازه

آخرین دیدگاه‌ها

بایگانی

دسته‌ها

اطلاعات